3. L'affiliation : quels engagements ?


Partenaire plénière de la Fédération, la chorale qui s'affilie accepte de jouer le jeu et de remplir sa part du "contrat", c'est-à-dire de collaborer en fournissant les renseignements nécessaires au secrétariat, en relayant les informations en retour, en réalisant certaines démarches administratives et en complétant les documents indispensables.

• Election d'un conseil de chorale (géré librement par chaque groupe), comprenant le bureau décisionnel (soit, outre la direction, les fonctions suivantes : présidence, trésorerie, secrétariat) et, au choix, un comité d'organisation des événements

• Interface entre la chorale et la Fédération : désignation d'une* personne de contact qui s'engage à exercer ce rôle stratégique de lien entre la Fédération et le bureau de la chorale (subsides, questions administratives, diffusion du vade-mecum, courrier ciblé, etc.), mais aussi entre la Fédération et tous les choristes du groupe (distribution du Chœurs Infos et des cartes de membres, information sur les activités, sur les assurances et tous les autres services disponibles...)

• Communication au secrétariat ACJ des informations caractérisant la chorale : lieu et horaire de répétition, type de répertoire, nombre de choristes, coordonnées des responsables, etc.

• Information des changements au sein du bureau dans des délais raisonnables (suite à un déménagement, une démission, de nouveaux votes...)

• Mise à jour permanente de la liste des membres :

• pour être en ordre au niveau des assurances
• pour ajuster le nombre d'exemplaires du Chœurs Infos (avec un maximum de 50 par chorale)
• pour permettre aux nouveaux choristes de disposer de leur carte de membre

• Payement d'une cotisation annuelle forfaitaire : 175 € pour les groupes adultes et 100 € pour les groupes d'enfants ou de jeunes (NB : il est également possible de s'affilier individuellement pour 25 €/an ou de s'abonner individuellement au périodique d'ACJ International, Polyphonies, pour 7,5 €/an)

• Rapport annuel d'activités : chaque année, la Fédération doit rentrer un rapport circonstancié des activités qui se sont déroulées dans son cadre ainsi qu'une analyse statistique de son "évolution", afin de justifier la reconnaissance de la Communauté Française. Pour ce faire, nous avons besoin que toutes les chorales détaillent leurs activités de la saison précédente, dont elles auront soigneusement tenu l'agenda (concerts, voyages, répétitions exceptionnelles, week-ends chantants, soupers, etc.)

• Esprit de solidarité : la musique est un langage universel, et ACJ souhaite que l'ouverture et l'échange demeurent les piliers de l'apprentissage enthousiaste du chant.

• Droits d'auteur et déontologie : les responsables des chœurs veillent à respecter certains principes lors de l'organisation de leurs manifestations (respect des lieux, du public, des droits d'auteur et des droits de reproduction)

* Au besoin et en fonction de la logistique des membres du bureau, il peut en fait s'agir de deux personnes maximum, soit une par canal (1 relais pour le courrier postal et 1 relais pour le courrier électronique), qui chacune dispatcheront les informations reçues par le secrétariat et regrouperont les documents indispensables ou répondront au courrier au nom du comité. Cette façon de procéder évite tout simplement les risques de dispersion, d'oubli ou de quiproquo dans les échanges.